Qwatron kasutusjuhend

Alustamine

Qwatron on ettevõtte töökorralduse programm, mis ühendab lao, kliendid, lepingud, sündmused, müügi, laenud ja tootmise ühte töökeskkonda. Programmi põhimõte on, et sama info liigub moodulite vahel edasi: klient seotakse lepinguga, lepingust tekivad sündmused, sündmustest tekivad aktid ja vajadusel müük või tootmise kinnitused.

Soovituslik töövoog

Qwatron töötab kõige paremini siis, kui andmeid sisestatakse loogilises järjekorras. Kõik moodulid on omavahel seotud ning hästi täidetud põhiandmed vähendavad hiljem käsitsi sisestamist.

1. Seaded: määra firma andmed, valuuta, keeled, rollid, teostajad ja akti tüübid.
2. Ladu: lisa tooted, teenused, tarnijad ja alglaoseisud.
3. Kliendid: lisa kliendid või otsi ettevõtte andmeid äriregistri päringu abil.
4. Lepingud: loo kliendile leping, lisa hoolduskava, lepingu maht, süsteemid ja akti tüübid.
5. Sündmused: täida tööde ajad, tooted, aktid ja staatuse muutused.
6. Müük: koosta pakkumine, kinnita müük, jälgi makseid ja statistikat.
7. Tootmine: loo tootmisprofiilid, tootmistellimused ja seo need tootmise sündmustega.
8. Laenud: halda laene, maksegraafikuid, dokumente, tagatisi ja lepingumalle.

Ülevaade

Ülevaate moodul annab kiire pildi ettevõtte hetkeseisust. Seal kuvatakse olulisemad numbrid ja viimased tegevused, näiteks toodete arv, lao väärtus, laoliikumised ja muud tööks vajalikud lühikokkuvõtted.

Ülevaade sobib päeva alustamiseks. Sealt saab kiiresti aru, kas laos on kriitilise varuga tooteid, kas hiljutisi liikumisi on toimunud ja milliste andmetega peaks edasi töötama.

Ladu

Ladu on Qwatroni keskne kaupade, teenuste ja varade haldamise moodul. Laomoodulis kirjeldatakse kõik tooted, pooltooted, teenuseread, põhivarad, ostuarved, tarnijad, liikumised ja inventuurid.

Kliendid

Kliendimoodulis hoitakse kõikide klientide põhiandmeid, kontaktandmeid, lisavälju, sündmusi, müüke ja pakkumisi. Klient on üks tähtsamaid seoseid programmis, sest tema külge võivad olla seotud lepingud, projektid, sündmused, müügitehingud ja laenud.

Kliendi lisamine ja otsing

Kliendi nime väljal saab kasutada otsingut. Kui klient on olemas, saab ta nimekirjast valida. Uue kliendi lisamisel saab kasutada äriregistri põhist päringut, kui vastav ühendus on seadistatud. See aitab leida reaalselt eksisteeriva ettevõtte ja vähendab käsitsi sisestamist.

Kliendi andmete parandamine

Olemasoleva kliendi kaardil saab uuendada aadressi, telefoni, e-posti, registrikoodi või isikukoodi. Kui andmeid tuuakse välisest allikast, saab neid kasutada olemasoleva kliendi kontaktandmete täiendamiseks.

Seosed teiste moodulitega

• Lepingud: kliendi alla saab luua hooldus- või teenuslepinguid.
• Sündmused: kliendiga seotud tööd ja aktid on nähtavad kliendi sündmuste all.
• Müük: kliendi müügitehingud ja pakkumised kuvatakse kliendi vaates.
• Laenud: kliendi andmeid kasutatakse laenuandmetes, maksegraafikus ja lepingus.

Lepingud

Lepingute moodul on mõeldud korduvate tööde, hoolduste ja teenuste haldamiseks. Leping seotakse kliendiga ning selle alla saab kirjeldada lepingu andmed, hoolduskava, tööde mahu, süsteemid ja lepingust tekkinud sündmused.

Lepingu andmed

Lepingu andmetes määratakse klient, lepingu number, nimetus, aadress, kontaktisik, alguskuupäev, lõppkuupäev, koostaja ja lisaväljad. Lisaväljade abil saab hoida lepingu juures ettevõtte jaoks olulist infot, näiteks objekti korrus, hooldusintervall või süsteemi eripära.

Lepingu hoolduskava

Hoolduskava kirjeldab, milliseid töid lepingu alusel tehakse ja kui tihti neid tehakse. CSV pealdiste abil saab sisse tuua akti tüübi, akti nimetuse, korduse, koguse, töömahu, kuu päeva, süsteemi ja alguskuupäeva. Programmi abil saab hoolduskava põhjal genereerida järgmiste kuude sündmused.

Lepingu maht

Lepingu mahu vaates saab kirjeldada, milliseid hooldusi leping sisaldab ning mitu tundi kulub nädalas, kuus, kvartalis või aastas. Tunnihinna järgi arvutab programm prognoositava hinna ning aitab hinnata lepingu tegelikku töömahtu.

Süsteemid ja hoolduspäevik

Süsteemide vaates saab lepingu alla kirjeldada hooldatavad süsteemid. Iga süsteemi juures saab pidada hoolduspäevikut ja siduda süsteemi sündmustega. See sobib näiteks valvesüsteemide, ATS süsteemide, seadmete või objektide hoolduseks.

Seos sündmuste ja aktidega

Lepingust saab genereerida sündmusi. Kui sündmus luuakse lepingu alusel, liiguvad kaasa klient, lepingu nimi, süsteem ja akti tüüp. Töötaja täidab sündmuse juures akti ning sündmusest saab koostada PDF dokumendi.

Projektid

Projektide moodul sobib suuremate tööde ja mitme etapiga tegevuste haldamiseks. Projekt võib sisaldada üldandmeid, etappe, sündmusi, materjale, töötajaid, dokumente, arveid ja kokkuvõtet.

Sündmused

Sündmused on Qwatroni tööde täitmise keskne moodul. Sündmus kirjeldab konkreetset tööd, selle tegijat, aega, staatust, kasutatud tooteid, tööaegu ja akti vorme. Sündmus võib tulla lepingust, projektist või tootmisest.

Sündmuse andmed

Sündmuse andmetes valitakse leping, klient või tootmise seos, määratakse teostaja, staatus, tähtaeg, kirjeldus ja märkused. Kui sündmus on tootmisega seotud, saab see olla seotud tootmistellimusega.

Sündmuse tooted

Sündmusele saab lisada kasutatud tooted ja kogused. Need andmed liiguvad sündmuse PDF dokumenti ning aitavad hiljem hinnata töö materjalikulu.

Sündmuse aktid

Akti tüübid tulevad seadete alt. Töötaja täidab sündmuse juures akti väljad, näiteks tehtud tööd, mõõtetulemused, puudused ja märkused. Akti põhjal saab koostada kliendile või ettevõtte sisemiseks kasutuseks PDF dokumendi.

Sündmuse ajad

Sündmuse aegade all märgitakse, kes töötas, millal töö algas, millal lõppes ja mida tehti. Neid andmeid saab kasutada töötundide statistikas, palkade arvestuses ja tootmise tegeliku töömahu mõõtmisel.

Kalender ja kõik sündmused

Sündmuste kalender kuvab tööd kalendrivaates. Kõik sündmused võimaldab otsida ja filtreerida sündmusi staatuse, teostaja, kliendi või perioodi järgi. Kuu nimetused ja kuupäevad tulevad keelefailist ning kuupäevad kuvatakse formaadis dd.mm.yyyy.

Müük

Müügi moodul ühendab pakkumised, müügitehingud, järelmüügi, lepingu arved, võlgnikud ja statistika. Müük kasutab lao tooteid ja kliendiandmeid ning võimaldab koostada PDF pakkumisi ja arveid.

Toodete müük

Toodete müügis valitakse klient, toode, kogus, käibemaks, allahindlus, makse staatus, koostaja ja projekt. Reale lisatud tooted moodustavad müügi või pakkumise. Kinnitatud müük mõjutab müügistatistikat ja vajadusel laoseisu.

Pakkumised ja müügitehingud

Pakkumise saab koostada enne müüki. Kui klient kinnitab pakkumise, saab selle muuta müügiks. Müügitehingute vaates on näha varasemad müügid, summad, staatused ja detailid.

Lepingu arved ja pangaväljavõte

Lepingu arvete all saab jälgida lepingutest tekkinud arveid. Maksete kontrollimiseks saab kasutada CSV väljavõtet või seadistatud LHV Connect ühendust, mis teeb päringu otse pangast kasutaja algatusel.

Müügi statistika

Statistika all saab vaadata toodete, klientide, kuude, kasumiaruande, töötundide, palkade, müügiboonuste ja laenude statistikat. Palgad arvestatakse teostajate tunnihinna, eelmise kuu sündmuste ning kinnitatud pakkumiste müügiboonuste alusel.

Laenud

Laenude moodul võimaldab hallata klientidele antud laene, maksegraafikuid, tegelikke makseid, tagatisi, käendajaid, dokumente ja laenulepinguid. Laen seotakse kliendiga ning kliendi andmed, nagu nimi, isiku- või registrikood ja kontaktandmed, tuuakse laenuandmetesse.

Laenu põhiandmed

Laenu kaardil määratakse laenu number, nimetus, liik, klient, staatus, valuuta, laenusumma, intressimäär, periood, maksepäev, esimene ja viimane maksekuupäev. Kuupäevad kuvatakse formaadis dd.mm.yyyy.

Maksegraafik ja tegelikud maksed

Maksegraafikus on iga makse kohta makse number, tähtaeg, põhiosa, intress, muud tasud, kokku, tasutud summa, tasumise kuupäev, jääk ja staatus. Tegelike maksete all saab jälgida pangast tulnud või käsitsi sisestatud makseid.

Tagatised ja käendajad

Tagatised on eraldi vaates, sest ühel laenul võib olla mitu tagatist. Tagatiseks võib olla korter, auto, käendus, hüpoteek, väärtpaberid või muu vara. Käendajate all sisestatakse käendaja nimi, isikukood, telefon, e-post, aadress ja käenduse summa.

Dokumendid

Dokumentide vaates saab laenuga siduda arvutis olevaid faile. Faili ei pea käsitsi kirjutama, vaid selle saab valida kataloogist. Topeltklõps dokumendireal avab faili arvutis selle asukohast.

Laenulepingu mallid

Lepingu tekstid saab jagada lepingu tüüpideks. Kasutaja saab valida valmis malli, tuua selle laenu lepingu tekstiks ja vajadusel muuta. Mallis saab kasutada HTML vormingut <b>, <i> ja <u>.

Lepingus saab kasutada välju nagu {company_name}, {client_name}, {loan_number}, {principal}, {currency}, {interest_rate}, {monthly_payment}, {total_repayment}, {schedule_table}, {apr}, {daily_interest_amount}, {license_number} ja teisi laenuandmetest arvutatavaid või seadetes määratavaid välju.

PDF dokumendid

Laenu alt saab genereerida laenulepingu ja maksegraafiku PDF dokumendid. Lepingu tekstis asendatakse malliväljad laenu, kliendi ja firma tegelike andmetega.

Tootmine

Tootmise moodul on mõeldud valmistoodete tegemiseks lao pooltoodetest, komponentidest ja tööjõust. Moodul koosneb profiilidest, tootmistellimustest, tellimuste jälgimisest ja ajaloost.

Profiilid

Profiilis kirjeldatakse valmistoode, selle valmistamiseks vajalikud komponendid ja ühe toote eeldatav töötundide arv. Näiteks tooli profiilis saab kirjeldada prussid, kruvid, vineeri ja koostamistunnid.

Tootmistellimus

Tootmistellimus määrab, mitu valmistoodet tuleb teha. Tellimuse loomisel arvutab programm vajalike komponentide kogused ja kogu eeldatava töömahu. Tellimuse juurde saab lisada märkuse.

Seos sündmustega

Iga tootmistellimusega saab siduda ühe tootmise sündmuse. Sündmust hiljem ei vahetata, et tootmise ajalugu jääks üheselt jälgitavaks. Kui tootmistellimusest luuakse sündmus, tuuakse tootmistellimuse märkus sündmuse märkustesse kaasa.

Tootmise kinnitamine

Tootmise sündmusel kasutatakse vaikimisi tootmistellimuse akti. Aktis on väljad toodetud koguse, avastatud puuduste ja märkuste jaoks. Reaalselt toodetud kogus liigub tagasi tootmistellimuse toodetud koguse väljale.

Töölehe PDF

Tootmistellimusest saab luua töölehe PDF dokumendi. Töölehel on toodetav valmistoode, kogus, komponendid, komponentide kogused, ühe toote eeldatav töötundide arv ja kogu tellimuse eeldatav töömaht. Kui sündmus on tootmise sündmus, saab sündmuse PDF juurde tuua ka töölehe info.

CSV Import Ja Litsents

CSV impordi moodulis saab importida tooteid ja kliente eraldi alamtabide alt. Import aitab olemasolevad andmed kiiresti programmi tuua, kui need on ette valmistatud CSV failina.

Tooted CSV ja Kliendid CSV

Toodete import on alamtabis Tooted CSV ja klientide import alamtabis Kliendid CSV. Mõlemal vaatel on spikker, mis kirjeldab oodatud veerge ja vormingut.

Litsentsi aktiveerimine

Litsentsi sisestamine käib menüüpunktis CSV import > Litsents. Klient peab litsentsi saamiseks esitama programmi koodi ja kliendi nime. Pärast litsentsivõtme saamist sisestatakse samas vaates nimi ja litsentsi kood ning vajutatakse aktiveerimise nuppu.

Seaded

Seaded mõjutavad kogu programmi käitumist. Siin määratakse firma andmed, aktid, keeled, teostajad, rollid, sünkroniseerimine, API ühendused, LHV Connect ja programmi kujundus.

Akti Tüübid Ja Nimetused

Seaded > Akti tüübid ja nimetused võimaldab luua aktimalle, mida kasutatakse sündmuste täitmisel ja PDF aktide koostamisel. Akti tüüp kirjeldab vormi üldist liiki, akti nimetus kirjeldab konkreetset tööd või dokumenti.

Akti väljad võivad olla tekstiväljad, tekstialad, rippmenüüd või tabelilaadsed väljad. Näiteks hooldusaktil võivad olla väljad “Teostatud tööd”, “Avastatud puudused”, “Kasutatud materjalid” ja “Märkused”. Tootmise aktis võivad olla “Toodetud kogus”, “Avastatud puudused” ja “Märkused”.

Kasutamine lepingu sisu koostamisel

Lepingu hoolduskavas saab määrata, millist akti tüüpi ja akti nimetust konkreetse hoolduse või töö puhul kasutatakse. Kui lepingust genereeritakse sündmused, liigub see akti info sündmuse juurde kaasa. See tähendab, et tehnikul on sündmust täites kohe õige akti vorm ees.

Nii tekib selge ahel: leping kirjeldab kokkulepitud töö, hoolduskava määrab korduse ja akti, sündmus näitab konkreetset tööpäeva ning akt tõendab, mida tegelikult tehti.

Rollid

Rollide abil määratakse, milliseid programmi osi kasutaja näeb ja mida ta seal teha saab. Iga rolli juures saab määrata peamenüü moodulite kohta õigused: näha, muuta ja kustutada.

Näiteks võib tehnik näha kliente ja lepinguid, kuid muuta ainult tema nimele määratud sündmusi. Müügitöötaja võib saada ligipääsu klientidele, pakkumistele ja müügile. Administraatoril võib olla ligipääs kõikidele moodulitele ja seadetele.

Rolli sidumine teostajaga

Teostaja andmetes valitakse roll rippmenüüst. Rippmenüü kasutab samu rollinimetusi, mis on määratud rollide vaates. See aitab vältida kirjavigu ja tagab, et õigused rakenduvad ühtselt.

Keelefailid

Qwatron kasutab eraldi keelefaile kasutajaliidese ja PDF dokumentide jaoks. See võimaldab näiteks kasutada programmi eesti keeles, kuid luua PDF dokumendid soome keeles.

• locales/language.json määrab keelekoodide nähtavad nimetused.
• locales/ui/et.json sisaldab kasutajaliidese tõlkeid.
• locales/pdf/et.json sisaldab PDF dokumentide tõlkeid.

Uue keele lisamiseks tuleb lisada keele nimetus language.json faili ning luua vastavad UI ja PDF tõlkefailid. Esmakordsel käivitamisel loob programm vajalikud vaikimisi keelefailid, kui neid veel kaustas ei ole.

PDF Dokumendid

Qwatron saab luua erinevaid PDF dokumente: pakkumised, müügiarved, lepingu arved, sündmuse aktid, tootmise töölehed, laenulepingud ja maksegraafikud. PDF dokumentides kasutatakse firma rekvisiite, seadistatud valuutat ja PDF keelevalikut.

PDF väljund sobib kliendile saatmiseks, arhiveerimiseks või sisemiseks töökorralduseks. Kui dokument on seotud sündmuse, lepingu, laenu või tootmistellimusega, võetakse andmed otse vastavast moodulist.

Veebiliides Ja API

Qwatron sisaldab võimalust kasutada sündmuste täitmiseks veebiliidest. See on kasulik teostajatele, kes töötavad objektil ja peavad sisestama töö tulemused, akti väljad või ajad ilma põhiprogrammi avamata.

Seadete all saab kasutada sisseehitatud API serverit ning vajadusel MySQL API sünkroniseerimist. API seadistused sobivad olukordadesse, kus andmeid soovitakse vahetada välise süsteemi või veebiliidesega.

Varundus Ja Andmed

Qwatroni andmed asuvad programmi andmebaasis ja töökaustas. Oluline on regulaarselt varundada andmebaasi, keelefaile, dokumente ja muud seotud infot. Kui programmi kasutatakse mitmes arvutis või võrgus, tuleb jälgida, et kõik kasutajad kasutaksid õiget andmebaasi asukohta.

• Varunda andmebaas enne suuremaid importimisi või uuendusi.
• Hoia alles keelefailid, kui oled tõlkeid ise muutnud.
• Laenude ja projektide dokumentide puhul varunda ka lingitud failid.
• Kui EXE fail kopeeritakse teise kausta, kontrolli, et vajalikud tööfailid ja õigused oleksid olemas.

Tõrkeotsing